Mails, oude rekeningen van spullen die ik niet meer heb, oude afschriften, ze moesten het allemaal ontgelden. Want ik ben mijn administratie aan het uitmesten en digitaal aan het ontspullen. Gelukkig heb ik altijd alles netjes in mappen bij elkaar gedaan, dus kan ik snel besluiten wat wel en niet weg kan. Na het succes van ontspullen deel 1, is hier deel 2.
Wanneer mag iets weg?
Voordat je je administratie onder handen neemt, kan ik me voorstellen dat je eerst wilt weten hoe lang je iets moet bewaren. Als particulier heb je in Nederland geen bewaarplicht op administratieve gegevens, maar het is wel verstandig om ze enige tijd te bewaren. De Nederlandse Rijksoverheid zegt daarover het volgende:
“Particulieren zijn niet wettelijk verplicht hun administratieve gegevens (zoals bankafschriften en loonstrookjes) te bewaren. Maar de Belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het verstandig om uw administratie in ieder geval 5 jaar te bewaren.” – Rijksoverheid
In Nederland bewaar je je administratie dus het liefst 5 jaar. Als je iets weggooit moet je wel even flink scheuren, want je wilt niet dat iemand jouw persoonlijke documenten kan lezen.
Wat heb ik zoal weggegooid van mijn papieren administratie?
Qua papieren administratie heb ik hier afstand van genomen:
- Conceptversies van de documenten van ons huis, zoals de hypotheekovereenkomst en de testamenten. De definitieve versies hebben we mooi ingebonden liggen, dus waarom zou je de concepten dan bewaren?
- Voorlopige aanslagen van de belastingdienst. Alleen weggooien als je je definitieve aanslag binnen hebt.
- Facturen, garantiebewijzen of bonnetjes van producten die ouder dan 3 jaar zijn of die ik al niet meer in mijn bezit heb.
- Kaarten. Op het moment dat ik de kaarten kreeg maakten ze me blij. Ze hebben hun doel bereikt (door me succes te wensen of te feliciteren), dus kunnen ze nu weg.
- Oude loonstrookjes van mijn bijbanen. Was wel even leuk (al weet ik niet of dat wel echt het goede woord is ;-)) om te zien hoe weinig ik toen als 15-jarige per uur verdiende …
- Bankafschriften van 10 jaar geleden. Daar kijk ik toch nooit meer naar.
- Verzekeringsdocumenten die verlopen zijn. Zo had ik mijn MacBook in zijn eerste levensjaren verzekerd. Die verzekering is niet meer geldig, dus wat heb ik eraan om de polis te bewaren?
Wat heb ik tot nu toe digitaal opgeruimd?
- Mijn mailbox opgeschoond. Denk aan mails met grote bijlagen, of mails van jaren geleden waar ik nu niets meer aan heb. Mails met facturen of e-mails aan belangrijke instellingen bewaar ik wel.
- Fotomappen aan het doorspitten. Mijn foto’s bewaar ik in Dropbox in mappen op naam. Zoals “Klussen nieuwe huis” en “Parijs (november 2012)”, zodat ik foto’s snel kan terugvinden. Het grappige is dat ik bijna niet in die mappen kijk. Het opruimen hiervan is dus niet alleen nuttig, maar het zorgt er ook voor dat je weer even terugkijkt naar wat je hebt meegemaakt. Het voordeel van digitale foto’s maken is dat je foto’s vanuit verschillende hoeken kunt maken, zodat je daarna de mooiste kan kiezen. En bij dat laatste gaat het mis, want ik plemp eigenlijk vaak al die foto’s in de map. Maar heeft het zin om vier verschillende foto’s van het uitzicht over Parijs te hebben? Eén is ook genoeg. Dus de andere drie kunnen weg. En dat scheelt opslagruimte.
- Bladwijzers of ook wel favorieten genoemd. Oja, dit wil ik later nog wel eens lezen. Voeg toe aan favorieten. Hartstikke leuk, maar ik had een favorietenlijst van meer dan 300 sites. Ik had geen zin om alles uit te zoeken, dus in één keer heb ik al m’n favorieten weggegooid. Als ik informatie zoek, kan ik dat toch altijd wel vinden via Google.
En zo moet ik nog even door…
Ik vind wel dat ik goed op weg ben, maar ik ben er nog niet. En het leuke is dat dat ook niet hoeft. Het is niet zo dat ik dood ga als ik morgen niet alles heb uitgezocht. De administratie opbouwen of rommel verzamelen is ook iets waar je jaren over doet. Dus het afscheid nemen ervan mag ook wel even duren. Opruimen geeft lucht en het werkt ontspannend.
Hoe staat het met jouw online en offline administratie, documenten en foto’s? Ik ben benieuwd!
Dit vind je misschien ook interessant:
Inspirerend Tom!