*Pling!*, een nieuw bericht. Snel reageren, want anders… Hoezo snel reageren? Laat iemand maar even wachten. Maak eerst eens rustig af waar je mee bezig bent.
Is bovenstaande herkenbaar voor je? Voor mij wel. Zodra ik een bericht krijg, grijp ik als een verslaafde naar mijn mobiel of laptop om zo snel mogelijk te reageren. Al die ongelezen berichten maken me maar nerveus. Maar waarom eigenlijk?
Je zet hiermee zelf een hoge standaard
Door altijd maar snel te reageren, zet je zelf een hoge standaard. Als je dan een keer niet of langzamer reageert, dan valt dat op. Want jij bent toch altijd zo lekker snel? Voor mij is het een doel om me minder te laten afleiden van waar ik mee bezig ben, want we kunnen helemaal niet multitasken.
Wat kun je er aan doen als je altijd snel wilt reageren?
Als je jezelf niet kan inhouden als je een pak koekjes opent (alles móét op), dan is de oplossing simpel. Koop geen koekjes. Bij apparaten waarmee je communiceert, zoals telefoons en computers is dat wat lastiger. Je kan natuurlijk wel je telefoon uitzetten op vaste momenten of gewoon offline gaan, maar in zo’n totaalonthouding heb ik het grootste deel van de dag ook niet echt zin. En ik kies er te weinig voor natuurlijk.
Of je bent gewoon eens wat strenger voor een ander
De laatste tijd stel ik mezelf de volgende vragen als ik een bericht krijg, waarop ik de neiging heb om als een bezetene te reageren:
- Wat ben ik op dit moment aan het doen?
- Sta ik toe dat deze persoon mij afleidt?
- Is er bloedspoed? Of kan het nog wel even wachten? (Ik werk niet in een ziekenhuis, dus 99% van de gevallen kan iemand zeker wachten)
- Moet ik nu hard voor iemand lopen, omdat diegene zijn werk niet goed plant?
- Heb ik zin om nu te antwoorden?
Mij helpt het
Grappig hoe dit soort simpele vragen me kunnen helpen. Het voelt ook alsof ik meer respect voor mezelf heb. Want je gaat anderen toch niet laten bepalen hoe jij je tijd indeelt? :-) Het lollige is dat ik alsnog vaak binnen een (paar) uur reageer. Gelukkig niet meer binnen een minuut. Ik ga vooruit. ?
Reageer jij direct op berichten die bij je binnenkomen? Ik ben benieuwd of je iets herkent uit mijn verhaal en welke maatregelen jij neemt.
Ik herken hier zeker iets in. Vroeger moest ook alles snel en meteen, nu eerder gewoon goed. En dat betekent soms inderdaad niet direct reageren of op een later moment!
Goed bezig! Ik ben ook vaak nog snel, maar het is goed om bewust te kiezen om dat te doen.
Zo herkenbaar
Ik laat alles uit mijn handen vallen om maar direct te reageren
Ik heb nu de voorvertoningen van berichten uitgezet en dat helpt al een beetje
Ik dwing mezelf ook niet meteen te reageren en jouw vragen die je jezelf stelt zijn goede eye openers…… in elk geval voor mij
Bedankt ?
Inzicht is de eerste stap! Als je zin hebt om snel te reageren, mag dat natuurlijk altijd :)
Ik reageer niet altijd meteen, het lukt me steeds beter om bliepjes en andere toontjes te negeren. Ook hanteer ik op mijn werk het principe ‘Yestermail. Ik heb daar ooit eens over gehoord en meer over opgezocht en dat bevalt me goed: Je to-do e-maillijst is de lijst van gisteren. Die is namelijk altijd een keer afgerond! Mail van vandaag scan ik op belangrijkheid, maar 99 van de 100 kunnen wel wachten. Nu collega’s eenmaal weten dat ik niet meteen reageert dan komen ze gezellig even langs of ze bellen me. Daarnaast let ik heel erg op wat ik mail/app: geen korte zinnetjes, geen bedankjes en leukjes… ik maak een handgeschreven lijstje met trefwoord en persoon en dan loop ik even naar mensen toe met mijn vraag of opdracht. Als het een bericht is voor meer dan twee collega’s zet ik het op de mail. Ook cc ik nooit mensen en lees ik zelf ook cc niet. Als het voor mij is is het voor mij, anders mij er niet mee lastigvallen! Mijn mail zet ik ook niet de hele dag aan, kan ik ook niet kijken ;-)
Dat klinkt als een mooie aanpak, Stella. Het voordeel lijkt me dat je dan ook nog eens wat vaker opstaat van je bureau.
Het nadeel van de ‘loopjestactiek’ lijkt me wel dat je andere collega’s dan wellicht stoort met wat ze mee bezig zijn.
Hi Tom, dat heb ik snel genoeg door hoor! Mijn collega’s zijn docenten en als ze voor de klas staan stoor ik ze niet, als ze aan ‘hun’ bureau zitten hebben ze meestal wel een paar minuutjes. En als het echt niet kan maak ik een afspraak voor een ander moment. Dat loopje klopt, is erg fijn want ik merkte dat ik soms meer dan een uur niet van mijn plek kwam als ik achter de computer zat! Als ik lesgeef loop ik ook de hele tijd door het lokaal, maar dat doe ik niet de iedere dag dus dit is een goed alternatief.
Ik legde vroeger de haak van de telefoon als ik visite had en als ik tijdens en na het eten met de kinderen bezig was.
Toen al wilde ik niet gestoord worden als ik ergens mee bezig ben. Ik heb een mobiel die alleen kan bellen en sms, maar die staat zelden aan(en dan nog op stil), men mailt maar.
Ik scan drie keer per dag of er iets belangrijks staat, de rest beantwoord ik wanneer het me uitkomt.
Haha, top!
Nee! Ik heb zorgvuldig een reputatie opgebouwd van iemand die ‘niet goed is’ met whatsapp en reageren. Die houd ik graag in stand. En mijn mobiel staat altijd op niet storen.
Hahahah… dat vind ik erg leuk, lekker onnozel doen!! “Oh, heb je gebeld dan, goh, niets gehoord of gezien…. !!” LOL! (voor de onnozelen onder ons LOL betekent Laugh Out Loud… met andere woorden: ik zat bij het lezen van het commentaar van Nicole hardop te lachen en nu nog steeds met een glimlach op mijn gezicht!)
Haha!
Goede Tips.
Ik werk overigens wel in de zorg, ook in het ziekenhuis gewerkt en de regel is bij spoed bellen! Je kan dus niet met spoed gemaild worden, en hoeft dus ook niet iedere minuut je mail te checken, doet de chirurg natuurlijk ook niet als die aan het opereren is.
Dank je wel, Job. Leuk om te horen hoe het in de zorg werkt.
Toen ik nog als secretaresse op een advocatenkantoor werkte hing er achter mij op de muur een bordje met daarop “Jouw gebrek aan planning is niet mijn spoed”. Ik probeer dat adagium ook aan te houden voor het beantwoorden van mijn mail…
Haha, precies! Dat is een mooie. Ik wil natuurlijk wel helpen als iemand iets vergeten is. Maar zodra het structureel wordt en ook steeds dezelfde personen dit gedrag vertonen……. Grrrrr.