Blijf je inbox de baas: 5 praktische tips

Met mobiel internet op bijna elke mogelijke plaats zijn we bereikbaarder dan ooit. Maar hoe blijf je in deze drukke tijd -waarin je soms wel tientallen mailtjes per dag ontvangt- de baas over je eigen mailbox? En hoe zorg je ervoor dat je voldoende ruimte overhoudt? Vijf praktische tips.

1. Check wat je leest
Het klinkt simpel en dat is het ook. Ga na welke berichten je zonder (direct) te lezen naar de prullenbak verplaatst. Nieuwsbrieven die je niet meer leest? Doe er iets aan. De stroom berichten zal alleen stoppen als jij er iets aan doet. Mocht je je niet kunnen afmelden, dan kun je in jouw mailprogramma instellen dat berichten die aan jouw criteria voldoen bij binnenkomst direct naar de prullenbak verplaatst worden.

2. Schakel meldingen uit
Denk hierbij aan meldingen van social media en je mobiele telefoon, tablet of laptop. Wil je niet gestoord worden? Zet dan de meldingen uit of zet je apparaat tijdelijk op vliegtuigmodus. Als je toch telefonisch bereikbaar wilt blijven, schakel dan je wifi-verbinding en dataverbinding van je telefoon uit. Je bent dan nog wel bereikbaar voor telefoonoproepen en sms’jes.

3. Stel regels op voor automatische labels
Geef bijvoorbeeld berichten met het woord ‘factuur’ automatisch het label ‘Administratie’ mee. Het handige aan Gmail is bijvoorbeeld dat je meerdere labels aan een bericht kunt toewijzen. Je kunt berichten op die manier gemakkelijk terugvinden.

4. Archiveer
Een opgeruimde mailbox geeft rust. Na het beantwoorden van berichten blijft de conversatie nog in je Postvak IN staan. Als je na het beantwoorden van berichten het bericht archiveert, komt het tussen ‘alle berichten’ te staan. Het verdwijnt dan uit je postvak en is weer vindbaar via de zoekfunctie. Zodra je een reactie ontvangt, belandt de conversatie weer automatisch in je Postvak IN.

5. Lenteschoonmaak
De grote en bijna onbeperkte opslagruimte maakt het minder aantrekkelijk om je mailbox op te ruimen. Alhoewel het buiten nog niet warm is, is het wel handig om uit te voeren. Welke berichten heb je niet meer nodig? Verwijder ze. Doorzoek bijvoorbeeld je mailbox op woorden als ‘aanbieding’ en ‘nieuwsbrief’. Kamp je met ruimtegebrek? Sorteer je berichten dan op grootte, zodat de mails met grote bijlage(s) bovenaan komen te staan. Je kunt dan de grootste ‘ruimtevreters’ als eerste verwijderen.

Heb jij nog een andere tip? Die hoor ik graag via een reactie hieronder.

Veel succes!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

© 2019 Tips van Tom

Thema door Anders NorénOmhoog ↑

Lees meer:
Google Trends – Waar wordt veel op gezocht?
WeTransfer Mobile, een droom die uitkomt
Terug bij Google
Sluiten